7 vragen om je organisatie doelgerichter te maken

Een organisatie is een natuurlijk – in ieder geval menselijk – verschijnsel: overal waar mensen zijn ontstaan organisaties. In organisaties werken mensen ‘als vanzelf’ samen om doelen te realiseren. En daar gaat het vaak al mis. Er wordt niet of nauwelijks samengewerkt, doelen zijn niet helder of worden niet gedeeld en mensen werken er met frisse tegenzin of ‘doen gewoon hun ding’. Wat in de praktijk vaak niet meer betekent dan dat mensen er ‘voor de volle 50% tegen aan gaan’. Hoe maak jij je organisatie doelgerichter? Zeven vragen om je op weg te helpen.

“Wat is ook al weer de definitie van een organisatie?” Geregeld leg ik deze vraag – vaak terloops – voor. Het duurt meestal even voordat er een antwoord komt. Er moet duidelijk over nagedacht worden (1). Het begrip ‘organisatie’ is blijkbaar zo vanzelfsprekend dat we het niet meer met elkaar over de betekenis ervan hebben. Praten we er wel over, dan blijkt het lastig te omschrijven. Net zoals begrippen als ‘cultuur’ of ‘tijd’.

Na enig nadenken komen er steevast drie aspecten naar boven die het wezen van een organisatie raken: doelgericht, samenwerken, mensen. Een organisatie is in essentie een Doelgericht Samenwerkingsverband van Mensen. Dat is makkelijk te onthouden: DSM. DSM is een organisatie, een organisatie is DSM. Anders gezegd: een organisatie ontstaat daar waar mensen bereid zijn samen te werken om een gedeeld doel te realiseren. Hoe helderder en meer gedeeld het doel, des te hechter is de samenwerking. In de praktijk constateer ik dat in een groep gedreven en betrokken mensen die gezamenlijke heldere doelen of ambities nastreven, de samenwerking ‘als vanzelf’ gaat. Het tegenovergestelde komt in mijn praktijk als organisatieadviseur veel vaker voor. Als mij gevraagd wordt om een leidinggevend team te versterken is mijn eerste vraag: “Wat is de bedoeling?” (2). En al gauw blijkt het gezegde ‘zoveel zielen, zoveel zinnen’ bewaarheid te worden. Weg eenheid. Dus: weg samenwerking. Dus: weg teamgevoel! En na verloop van tijd dus: weg mensen.

Miljarden cellen

Laten we het simpel houden. Ook dit artikel is geschreven door een organisatie. En er wordt nu gelezen door een organisatie. Een min of meer perfect functionerend samenwerkingsverband van zo’n 50.000 miljard cellen. Dagelijks doen die miljarden cellen hun best om ‘mij’ neer te zetten. En miljarden andere cellen doen dagelijks hun best om ‘jou’ te zijn. De ene keer lukt dat beter dan de andere keer, maar het gaat vaker goed dan niet goed (3). Ik zou dat een wonder willen noemen. Doorgaans doet een lichaam het gewoon. Pas als er iets ‘mis’ is, merken we dat in de vorm van pijn, kwalen of falen. Meestal doet ons lichaam wat wij willen, zonder dat we ons zorgen hoeven te maken over de vele functies die daarvoor nodig zijn. Het menselijk lichaam werkt van nature efficiënt, met minimaal verbruik van middelen. En effectief; het werkt totdat het gewenste resultaat is bereikt.

Doen wat je moet doen

Hoe is het mogelijk dat al die cellen in ons lichaam doorgaans een goed samenwerkend geheel vormen? Wat ‘weten’ ze van elkaar? Hoe communiceren ze met elkaar? Wie heeft er eigenlijk de leiding? Wie voert de regie als het fout gaat – en wie bepaalt dat? Hoe ‘weet’ een cel wat er gedaan moet worden? Wat gebeurt er als een cel niet doet wat hij moet doen? Hoe werkt dat wonder eigenlijk? Lastige vragen waarmee de wetenschap tot op de dag van vandaag nog volop bezig is. Hoewel de kennis daar in rap tempo toeneemt, is er nog veel onbekend. Hoe het ook werkt, ik doorgrond het niet precies en dat hoeft ook niet om te kunnen functioneren. Ik weet wél hoe het begon. Het begon met een feestje, zo heb ik mij laten vertellen (4). Eicel ontmoette zaadcel. Ze versmolten samen en begonnen meteen met delen! 1-2-4-8-16-32 en zo verder. Een menselijk lichaam maakt in zijn/haar leven ongeveer 10.000 triljoen celdelingen mee. In het begin zijn alle cellen identiek, met het zelfde DNA. En ze blijven maar delen, wat je ook vermenigvuldigen kunt noemen, want er gaat in al die zich delende cellen niets verloren! Totdat er op een gegeven moment specialisatie plaats vindt. De ene cel wordt spier, de andere klier en weer een andere cel vormt het begin van een nier. Deze op wonderbaarlijke wijze geregisseerde taakspecialisatie vanuit een deelbaar uniform geheel, vormt de essentie van het menselijk lichaam. En zo’n lichaam doet het goed, wanneer elke cel doet wat hij moet doen.

Werkend maken

De cellen in je lichaam hebben een verband en communiceren met elkaar, maar zitten elkaar doorgaans niet in de weg. Er is een kader en een context, duidelijke sturing en feedback, er is voeding en verbranding, er vindt zelfs permanent onderhoud plaats, terwijl er gewoon gewerkt wordt. Zelfs aan permanente vernieuwing wordt gewerkt. Een levend organisme. Die vitale organisatie: dat ben jij! En aangezien een organisatie een samenwerkingsverband van menselijke lichamen is, lijkt het me redelijk om aan te nemen dat een gezonde organisatie werkt op een vergelijkbare wijze. Een organisatie als een levend organisme, met een lichaam een geest en een ziel. Met mensen als levende cellen. In de oorspronkelijke betekenis betekende het woord ‘organiseren’: ‘van organen of werktuigen voorzien, om het werkend te maken’. Ooit riep iemand in een sessie: de organisatie is een mens! Zo zou je het kunnen zien. Zo zou je het kunnen zeggen. Ik maak daar van: niets menselijks is de organisatie vreemd.

Arme hamster

Je kunt het ook als een metafoor zien. De organisatie als een levend organisme (5) in plaats van de organisatie als efficiënte machine: een mechanisme (6). Dan is het een verrijkende metafoor, die extra dimensies aan het denken over teams en organisaties toevoegt. Niet dat ik iets tegen efficiënte machines heb, integendeel. Voor bepaalde processen en het oplossen van specifieke ‘technische’ problemen volstaat deze benaderingswijze prima (7). Toen het echt nodig was, was ik tenslotte ook blij met het ambachtelijke vakmanschap van chirurgen en andere medische specialisten. Maar er is meer dan alleen het mechaniek. Er is meer dan alleen de zichtbare of zichtbaar gemaakte werkelijkheid in en van organisaties. Op een van de bijeenkomsten van een hogeschool waarin we gezamenlijk met deze manier van denken aan de slag gingen, vertelde een van de oudere docenten dat hij al jong op een tamelijk tragische manier ontdekte wat het verschil is tussen een organisme en een mechanisme. Gewend als hij was om zijn speelgoed altijd onmiddellijk uit elkaar te halen om te kijken wat er in zat en hoe het werkte (‘slopen’ noemden zijn ouders dat), deed hij dat op een onbewaakt ogenblik ook bij de hamster die hij op zijn zevende had gekregen… Wat hem wel lukte bij zijn autootjes – in onderdelen uit elkaar halen en vervolgens weer in elkaar zetten waarop het weer werkte – lukte het hem dit keer niet. Hoewel alle ‘onderdelen’ er nog waren, was het arme beessie wel degelijk en voorgoed ter ziele…

Liefde en toewijding

Deze vreselijke anekdote maakt ons bewust van het wezenlijke onderscheid tussen de twee benaderingswijzen van een organisatie. Het risico van een al te mechanistische kijk op teams en organisaties is dat we voorbij gaan aan de essentie ervan: dat het levende werkelijkheid is. Elke vorm van vastlegging in schema’s, regels en procedures doet afbreuk aan de schitterende werkelijkheid. Een organisatie laat zich lastig – want zeer beperkt – in termen van statica beschrijven: het is een dynamisch, levendig geheel. Een geheel dat zich lastig uit elkaar laat halen. En dat in ieder geval niet zonder meer opnieuw werkt, als je het uit elkaar haalt om het vervolgens elders weer in elkaar probeert te zetten. Werken met de levende werkelijkheid van een organisatie vraagt om zorg en aandacht. Geduld en volharding. Liefde en toewijzing. Dat werkt. Dat maakt elke organisatie effectief. Hoe menselijk wil je het hebben?

De Zeven Vragen:

1. Sta eens stil met collega’s en/of vrienden bij de begrippen die jullie vaak gebruiken. Wat zijn de verschillen?

2. Leg deze vraag eens voor aan je leidinggevende team: “Wat is de bedoeling van ons team?” Wat zijn de overeenkomsten?

3. Inventariseer eens hoe vaak ‘jij het niet doet’; ziek of niet fit bent. Ken je de oorzaak?

4. Vertel eens: hoe is de organisatie waarin jij werkt begonnen? Hoe kwam jij er terecht en waarom zei je ‘ja’?

5. Beschrijf je team of organisatie eens in termen van een levend organisme. Hoe draag jij bij aan de vitaliteit?

6. Beschrijf je team of organisatie eens in termen van een mechanisme; efficiënte machine. Welk onderdeel met welke functie ben jij?

7. Maak een lijst met ‘technische’ problemen in je organisatie. Welke niet-technische problemen ervaar je?